Visa application

All delegates/participants should be applying for a visitor visa / tourist visa and not for a business visa. There are several types of visas indicated on the application, therefore please ensure that you apply for a visitor visa to be able to attend the conference.

 

Invitation letter for visa purposes

All invitation letters are issued to all registered participants requesting it. The invitation letter will be emailed separately once the registration has been completed and payment has been received in full.

 

Submission of Applications

Canada does not have a visa office in every country so it is important that delegates visit the website of the Canadian visa office responsible for processing their visa application.  Information is available on the website on how to submit a visa application and the documentation required.

 

Processing times for visa applications vary depending on the visa office and the time of the year.  Participants are encouraged to apply approximately 12 + weeks in advance of their departure date to ensure they receive the visa in time.

Electronic Applications (e-Apps).

 

  • This system allows clients to submit applications online.
  • Delegates that choose to apply on-line will not have to submit their passport until requested to do so by a visa officer.
  • The visa office will send the applicant instructions on how and where to send their passports to finalize the visa process.

Submission at a Visa Application Centre (VAC)

(In person or by mail)

 

  • VACs are commercial service providers authorized by Canada to provide specific services to applicants.
  • VACs provide a number of services to clients, including help applicants fill out forms, answer questions and ensure that applications are complete.
  • Reduces unnecessary delays or refusals due to incomplete applications.
  • VACs serve as a collection point for applicants required to provide a biometric.
  • VACs send applications to visa offices and transmit decisions to applicants in a secure and confidential manner.
  • VACs do not process visa applications and have no decision-making authority.

NEW – Biometrics (Global Expansion)

 

Depending on your nationality, you may be required to give your biometrics when you apply for a visa.

  • The biometric requirement became mandatory in summer 2018 for European, Middle Eastern and African nationals requiring a visa (not for nationals not requiring a visa).
  • Biometrics are also now mandatory (since December 31 2018) for nationals of Asia, Asia-Pacific and the Americas requiring a visa.

For additional information and instructions regarding biometrics, please refer to our fast facts about Biometrics.

 

Who needs to give their fingerprints and photo (biometrics)

Generally, you need to give biometrics if you apply for a visitor visa. However, there are some exemptions, which are visa-exempt nationals coming to Canada to Visit only. If you have an alien’s passport (An alien’s passport is a travel document that you get from the country where you live as a non-citizen, if you can’t get a passport from your home country.) you need to give your biometrics, regardless of the country that issued the passport.

 

Answer a few questions to find out if you need to give fingerprints and photo (biometrics).

 

 

Electronic Travel Authorization (eTA)

 

As of November 10, 2016, visa-exempt foreign nationals are expected to have an Electronic Travel Authorization (eTA) to fly to or transit through Canada. Exceptions include U.S. citizens, and travelers with a valid Canadian visa. Canadian citizens, including dual citizens, and Canadian permanent residents are not eligible to apply for an eTA.

 

 

application Visa

Tous les participants doivent demander un visa de visiteur / visa touriste et non un visa d’affaires. Plusieurs types de visas sont proposés lors de la demande, veillez donc à faire une demande de visa visiteur pour pouvoir assister à la conférence.

 

Lettre d’invitation pour les demandes de visa

Toutes les lettres d’invitation seront envoyées à tous les participants inscrits qui en font la demande. La lettre d’invitation sera envoyée séparément par courriel une fois que l’inscription sera complétée et que le paiement aura été reçu dans son intégralité.

 

Présentation des demandes

Le Canada ne dispose pas d’un bureau des visas dans tous les pays; il est donc important que les délégués consultent le site Web du bureau des visas du Canada responsable du traitement de leur demande. Ce site Web offre des renseignements sur la façon de présenter une demande de visa et les documents requis.

 

Les délais de traitement des demandes de visa varient selon le bureau des visas et la période de l’année. On encourage les participants à présenter une demande environ 12 + semaines avant la date de leur départ afin de s’assurer de recevoir leur visa à temps.

 

Demandes électroniques

 

  • Ce système permet aux clients de présenter une demande par voie électronique.
  • Les délégués qui choisissent de présenter leur demande en ligne n’ont pas besoin de présenter leur passeport avant qu’un agent des visas ne leur demande.
  • Le bureau des visas fera parvenir au demandeur des instructions concernant l’envoi de son passeport afin de terminer le processus de visa.

 

Présentation d’une demande à un centre de réception des demandes de visa (CRDV)

(En personne ou par la poste)

 

  • Les CRDV sont des fournisseurs de services commerciaux autorisés par le Canada à offrir des services précis aux demandeurs.
  • Les CRDV fournissent un certain nombre de services aux clients : ils les aident notamment à remplir les formulaires et à répondre aux questions et s’assurent que les demandes sont complètes.
  • Les CRDV permettent de réduire les délais inutiles ou les refus attribuables aux demandes incomplètes.
  • Les CRDV sont des points de collecte pour les demandeurs qui doivent fournir leurs données biométriques.
  • Les CRDV font parvenir les demandes aux bureaux des visas et transmettent les décisions aux demandeurs de manière sûre et confidentielle.
  • Les CRDV ne traitent pas les demandes de visa et n’ont aucun pouvoir en matière de prise de décisions.

NOUVEAU - Biométrie (expansion mondiale)

 

Selon votre nationalité, vous devrez peut-être donner vos données biométriques dès cet été 2018:

  • À compter du 31 juillet 2018, l'exigence biométrique devient obligatoire pour les ressortissants de l'Europe,
    du Moyen-Orient et de l'Afrique, et nécessitant un visa (pas pour les ressortissants n’ayant pas besoin de visa).
  • À compter du 31 décembre 2018, l'exigence biométrique devient obligatoire pour les ressortissants d'Asie,
    d'Asie-Pacifique et des Amériques.

Pour plus d'informations sur la nécessité ou non d'une biométrie, veuillez consulter notre site informations sur la biométrie.

 

Qui doit fournir ses empreintes digitales et sa photo (biométrie)

En général, vous devez fournir vos données biométriques si vous présentez une demande pour un visa visiteur. Cependant, il existe quelques exceptions pour les ressortissants étrangers exemptés de l’obligation de visa qui viennent au Canada seulement en tant que visiteur. Si vous avez un passeport pour étranger (un passeport pour étranger est un titre de voyage que vous obtenez auprès du pays où vous vivez en tant que non-citoyen, si vous ne pouvez pas obtenir de passeport de votre pays d’origine.) vous devez fournir vos données biométriques, quel que soit le pays qui a délivré le passeport.

 

Répondez à quelques questions pour savoir si vous devez fournir vos empreintes digitales et votre photo (biométrie).

 

Autorisation de voyage électronique (AVE)

 

Depuis le 10 novembre 2016, les citoyens de pays qui ne sont pas visés par l’obligation de visa doivent obtenir une autorisation de voyage électronique (AVE) pour s’envoler vers le Canada ou pour y transiter. Les citoyens américains et les voyageurs ayant un visa canadien valide font exception. Les citoyens canadiens, y compris les citoyens ayant une double nationalité et les résidents permanents du Canada, ne peuvent pas demander d’AVE.

 

 

IUGG 2019 Conference Secretariat JPdL International

Tel.: 514-287-1070     Canada, USA: 1-800-361-1070